АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБІГУ СУДУ: ЩО НОВОГО?

Положення про автоматизовану систему документообігу давно стало настільною книгою працівників судів. Але тим, хто не працює в суді, не завадить знати про цю систему та її оновлення.

Нова автоматизована система документообігу суду (АСДС) повинна була запрацювати з 15 березня 2018 року, через три місяці після введення нових процесуальних кодексів. З цією метою на засіданні Ради суддів України, що відбулося другого березня 2018 року (ще у попередньому складі),було вирішено внести зміни до Положення про автоматизовану систему документообігу суду,затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (далі - Положення). http://rsu.gov.ua/uploads/article/dodatokpolozennaasds-5efe44a0be.pdf

Але, як вказано у прикінцевих положеннях, реальний початок функціонування модулю авторозподілу та інших підсистем визначатиметься графіком, затвердженим ДСА України і здійснюватиметься поступово з 15 березня по 1 грудня 2018 року.

Для судів загальної юрисдикції до моменту їх підключення до модуля автоматизованого розподілу та інших підсистем є чинними норми цього Положення в редакції від 15.09.2016 року.

Адміністратором АСДС є державне підприємство "Інформаційні судові системи" https://ics.gov.ua/ics/. В.о. генерального директора - Дубінко Дмитро Олегович.

Усі підсистеми та модулі, зазначені в Положенні, з дня початку функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи можуть перейти до її складу.

В Положенні йдеться про такі складові АСДС:

• Централізована база даних судової влади
• Модуль автоматизованого розподілу
• Підсистема електронного суду
• Єдиний контакт-центр судової влади
• Сайти судів на веб-порталі
• Підсистема обліку кадрів
• Підсистема Динамічна статистика
• Електронний архів
• Інструменти взаємодії з іншими інформаційними системами

АСДС має забезпечити виконання таких задач:

• функціонування документообігу суду та органів системи правосуддя;
• обмін інформацією між ними та з іншими органами державної влади;
• обмін з єдиною централізованою базою даних судової влади;
• оприлюднення інформації за допомогою офіційного веб-порталу судової влади України;
• захист інформації від несанкціонованого доступу тощо.

Важливим нововведенням є офіційне закріплення позиції щодо використання в судах тільки тих комп'ютерних програм, виключні майнові права інтелектуальної власності у повному обсязі на які належать державі в особі ДСА України.

Такі програми та технічні рішення мають забезпечити не лише роботу сайтів судів, авторозподіл та статистичний облік, що вже реалізовано. Але весь документообіг, кадровий, бухгалтерський, фінансовий облік, технічну фіксацію етапів і результатів процесуальних дій, проведення відеоконференцій та відеотрансляцій.

Права та обов’язки користувачів АСДС, як і раніше, визначаються наказом керівника апарату суду.

На кожний службовий або процесуальний документ в АСДС створюється реєстраційна контрольна картка, що містить повну інформацію про автора, реквізити та рух документа. Сам документ в обов'язковому порядку додаватиметься до картки в електронній формі.

Усі електронні документи, які зберігаються в базі даних АСДС в суді, надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних не рідше одного разу на дві години.

Статистичні звіти в судах формуються винятково в автоматичний спосіб. Ручне коригування статистичних звітів не допускається.

Змінюється структура номеру справи. Зараз він складається з трьох частин: коду суду першої інстанції, номеру судової справи за порядком у поточному році та року реєстрації (дві цифри), розділених рискою. Наприклад, справа №920/1/18. Це означає, що справа №1, зареєстрована у 2018 році в господарському суді Сумської області.

За новими нормами номер складатиметься з чотирьох цифрових груп, розділених крапкою: код юрисдикції (одна цифра), код суду першої інстанції (три цифри), рік реєстрації судової справи (чотири цифри) та номер судової справи за порядком у році її реєстрації (шість цифр). Наприклад: 2.920.2018.000001 - Справа № 000001, господарської юрисдикції, зареєстрована в 2018 році в господарському суді Сумської області.

Номер справи буде використовуатись, в тому числі, для формування Європейського ідентифікатору судової справи (EuropeanCaseLawIdentifier - ECLI).

Авторозподіл

Зведені до мінімуму повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ. Фактично, збори суддів місцевого суду лише обирають спеціалізацію з Загального класифікатора спеціалізацій суддів та категорій справ, затвердженого ДСА України. Цим класифікатором визначається також коефіцієнт навантаження для суддів, які обіймають адміністративні посади, коефіцієнт складності категорії (підкатегорії) судової справи, коефіцієнт форми участі судді (головуючий чи член колегії).

Підставою для запуску процедури автоматизованого розподілу справи є сам електронний документ. Ручний запуск процедури автоматизованого розподілу не допускається. Тобто фактично зникає навіть кнопка автоматичного розподілу. А здійснюється він автоматично після внесення документу на підставі інформації про спеціалізацію та даних табелю.

Не здійснюється розподіл справ на суддю за таких обставин (в календарних днях):

• за 60 днів до закінчення повноважень та за відсутності повноважень судді;
• за 3 дні до початку відпустки чи відрядження, якщо воно триватиме 14 днів чи менше;
• за 14 днів до початку відпустки чи відрядження довших за два тижні;
• у день відсутності судді.

Не розподілятиметься на суддю справа, якщо:

• учасником справи є особа, яку суддя зазначив у Добровільній декларації судді про приватні інтереси;
• суддя не може брати участь у повторному розгляді справи (наприклад Ст. 37 ЦПК);
• у судді відсутній допуск до державної таємниці, необхідний для розгляду справи.

Список компетентних суддів формується шляхом виключення з повного штатного списку суддів тих, які не можуть брати участь в розподілі через відсутність необхідної спеціалізації або через об'єктивні обставини наведенні вище.

Первісний розподіл судових справ здійснюється модулем автоматизованого розподілу в хронологічному порядку їх надходження до суду (реєстрації) в наступній послідовності:

1) формується список компетентних суддів для розгляду конкретної справи (з переліку суддів виключаються ті, які немають належної спеціалізації.Виключаються відсутні судді, а також ті, розподіл на яких не здійснюється (наприклад, перед відпусткою);

2) для компетентних суддів розраховуються коефіцієнти навантаження;

3) із числа компетентних суддів з урахуванням встановлених коефіцієнтів навантаження здійснюється випадковий вибір судді (судді-доповідача);

4) на підставі результатів проведеного автоматизованого розподілу проводиться коригування коефіцієнтів фактичного та середньозваженого навантаження суддів;

5) у разі визначення судді-доповідача проводиться визначення суддів, що входять до складу постійної колегії.

Враховується коефіцієнт адміністративної посади, коефіцієнт складності категорії (підкатегорії) розподіленої судової справи, коефіцієнт форми участі судді у розподіленій справі;

Повторний розподіл автоматизований розподіл судової справи може проводитись в наступних випадках:

1) коли суддя не може продовжувати розгляд справи більше чотирнадцяти календарних днів, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені процесуальним законом.

2) у разі наявності в матеріалах справи протоколу про неможливість проведення автоматизованого розподілу та після усунення обставин, що унеможливлювали його здійснення

3) у випадках порушення встановленого Положенням порядку визначення судді.

Повторний розподіл в цих випадках здійснюється на підставі розпорядження керівника апарату суду, яке містить інформацію не лише про дату, але і час його підписання.

Положенням передбачено 17 підстав передачі справи раніше визначеному судді без розподілу. Переважна їх більшість визначена процесуальним законодавством і раніше встановлювалась зборами суддів.

Судові справи, подані до суду в електронній формі, або подані у паперовій формі та переведені в електронну форму, автоматично пересилаються АСДС визначеному в ході автоматизованого розподілу головуючому судді (судді-доповідачу).

Усі протоколи автоматично створюються модулем автоматизованого розподілу та невідкладно публікуються на веб-порталі.Протоколи покроково описують процес проведення автоматизованого розподілу судової справи (кримінального провадження) або визначення присяжних.

Протокол підписується електронним цифровим підписом модуля автоматизованого розподілу з міткою часу та не підлягає редагуванню.Доступ до перегляду протоколів на веб-порталі не може бути обмежений.

Підсистема електронного суду

Підсистема забезпечує обмін електронними документами між судом, органами системи правосуддя, фізичними особами та учасниками судового процесу.

Учасники судового процесу за допомогою зареєстрованого електронного кабінету можуть надсилати копії електронних документів іншим учасникам судової справи, подавати позовні заяви та інші документи, а також отримувати судові рішення та інші електронні документи.

Для формування проектів електронних документів особи використовують загальні форми, створені адміністратором, або створюють власні форми засобами електронного кабінету з можливістю їх збереження в підсистемі електронного суду та повторного використання.

Після успішної відправки особа може відстежувати рух та стан розгляду документа в суді.

До електронного кабінету особи у судових справах, в яких така особа бере участь, надсилаються:

1) веб-посилання на тексти всіх сформованих судом процесуальних документів по справі: судові рішення, судові повістки та виклики тощо, що мають статус оригіналу і підписані ЕЦП відповідальної особи суду;

2) інформація про отримані та зареєстровані вхідні документи по справі разом з ЕД або ЕКПД таких документів;

3) інформація про отримані документи по справі від інших учасників разом з ЕД або ЕКПД таких документів;

4) електронні документи, що спричинили зміну стану розгляду справи, протоколи автоматичного розподілу, тощо.

В електронному кабінеті особи відображається календар подій по судових провадженнях, в яких така особа бере участь та інформація щодо поданих нею непроцесуальних звернень.

Єдиний контакт-центр судової влади

З початку 2018 року розпочав свою роботу Єдиний інформаційно-довідковий центр Судової влади  України за єдиним безкоштовним  номером 0 800 501 492 

На сьогодні єдиний контакт-центр надає громадянам можливість отримати інформацію   телефоном. 

При цьому найближчим часом планується розширення переліку засобів онлайн-комунікації із запитувачами  шляхом використання мобільних додатків миттєвих повідомлень, а також автоматичних систем самообслуговування.

Контакт-центр передбачає ще більше удосконалення інформаційних судових послуг.

Надання інформації на веб-порталі

 На головній сторінці веб-порталу та на сайтах судів на веб-порталі (в розрізі кожного суду), автоматично, крім випадків, установлених законом, оприлюднюється по кожній судовій справі, що слухається у відкритому судовому засіданні наступна інформація:

1) номер судового провадження;

2) прізвища або код ЄДРПОУ та найменування сторін спору;

3) предмет позову та категорія (підкатегорія справи);

4) дата надходження позовної заяви, апеляційної, касаційної скарги, заяви про перегляд судового рішення, будь-якої іншої заяви або клопотання у справі, інформація щодо особи, яка подала таку заяву, вжитих заходів забезпечення позову та (або) доказів;

5) протоколи автоматизованого розподілу по справі;

6) склад суду;

7) стадія розгляду справи;

8) місце, дата і час наступного судового засідання. У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду. Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;

9) код та найменування суду до якого передана справа, дата її надсилання.

Крім того, обов’язково оприлюднюється наступна інформація:

•    рішення Ради суддів України;
•    постанови Пленуму Верховного Суду;
•   повідомлення про кількість вакантних посад суддів у суді;
•   інформація Вищої кваліфікаційної комісії суддів про проведення конкурсу на зайняття вакантної посади судді;
•   зразок дисциплінарної скарги щодо судді до Вищої ради правосуддя;
•   оголошення про виклик відповідача, третьої особи, свідка, зареєстроване місце проживання (перебування), місцезнаходження чи місце роботи якого невідоме, номер судового провадження, місце, дата і час наступного судового засідання, куди така особа викликаєтеся.

  Положення про автоматизовану систему документообігу давно стало настільною книгою працівників судів. Але тим, хто не працює в суді, не завадить знати про цю систему та її оновлення.

  Нова автоматизована система документообігу суду (АСДС) повинна була запрацювати з 15 березня 2018 року, через три місяці після введення нових процесуальних кодексів. З цією метою на засіданні Ради суддів України, що відбулося другого березня 2018 року (ще у попередньому складі),було вирішено внести зміни до Положення про автоматизовану систему документообігу суду,затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (далі - Положення). http://rsu.gov.ua/uploads/article/dodatokpolozennaasds-5efe44a0be.pdf

  Але, як вказано у прикінцевих положеннях, реальний початок функціонування модулю авторозподілу та інших підсистем визначатиметься графіком, затвердженим ДСА України і здійснюватиметься поступово з 15 березня по 1 грудня 2018 року.

  Для судів загальної юрисдикції до моменту їх підключення до модуля автоматизованого розподілу та інших підсистем є чинними норми цього Положення в редакції від 15.09.2016 року.

  Адміністратором АСДС є державне підприємство "Інформаційні судові системи" https://ics.gov.ua/ics/. В.о. генерального директора - Дубінко Дмитро Олегович.

  Усі підсистеми та модулі, зазначені в Положенні, з дня початку функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи можуть перейти до її складу.

  В Положенні йдеться про такі складові АСДС:

  • Централізована база даних судової влади
  • Модуль автоматизованого розподілу
  • Підсистема електронного суду
  • Єдиний контакт-центр судової влади
  • Сайти судів на веб-порталі
  • Підсистема обліку кадрів
  • Підсистема Динамічна статистика
  • Електронний архів
  • Інструменти взаємодії з іншими інформаційними системами

  АСДС має забезпечити виконання таких задач:

  • функціонування документообігу суду та органів системи правосуддя;
  • обмін інформацією між ними та з іншими органами державної влади;
  • обмін з єдиною централізованою базою даних судової влади;
  • оприлюднення інформації за допомогою офіційного веб-порталу судової влади України;
  • захист інформації від несанкціонованого доступу тощо.

  Важливим нововведенням є офіційне закріплення позиції щодо використання в судах тільки тих комп'ютерних програм, виключні майнові права інтелектуальної власності у повному обсязі на які належать державі в особі ДСА України.

  Такі програми та технічні рішення мають забезпечити не лише роботу сайтів судів, авторозподіл та статистичний облік, що вже реалізовано. Але весь документообіг, кадровий, бухгалтерський, фінансовий облік, технічну фіксацію етапів і результатів процесуальних дій, проведення відеоконференцій та відеотрансляцій.

  Права та обов’язки користувачів АСДС, як і раніше, визначаються наказом керівника апарату суду.

  На кожний службовий або процесуальний документ в АСДС створюється реєстраційна контрольна картка, що містить повну інформацію про автора, реквізити та рух документа. Сам документ в обов'язковому порядку додаватиметься до картки в електронній формі.

  Усі електронні документи, які зберігаються в базі даних АСДС в суді, надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних не рідше одного разу на дві години.

  Статистичні звіти в судах формуються винятково в автоматичний спосіб. Ручне коригування статистичних звітів не допускається.

  Змінюється структура номеру справи. Зараз він складається з трьох частин: коду суду першої інстанції, номеру судової справи за порядком у поточному році та року реєстрації (дві цифри), розділених рискою. Наприклад, справа №920/1/18. Це означає, що справа №1, зареєстрована у 2018 році в господарському суді Сумської області.

  За новими нормами номер складатиметься з чотирьох цифрових груп, розділених крапкою: код юрисдикції (одна цифра), код суду першої інстанції (три цифри), рік реєстрації судової справи (чотири цифри) та номер судової справи за порядком у році її реєстрації (шість цифр). Наприклад: 2.920.2018.000001 - Справа № 000001, господарської юрисдикції, зареєстрована в 2018 році в господарському суді Сумської області.

  Номер справи буде використовуатись, в тому числі, для формування Європейського ідентифікатору судової справи (EuropeanCaseLawIdentifier - ECLI).

  Авторозподіл

  Зведені до мінімуму повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ. Фактично, збори суддів місцевого суду лише обирають спеціалізацію з Загального класифікатора спеціалізацій суддів та категорій справ, затвердженого ДСА України. Цим класифікатором визначається також коефіцієнт навантаження для суддів, які обіймають адміністративні посади, коефіцієнт складності категорії (підкатегорії) судової справи, коефіцієнт форми участі судді (головуючий чи член колегії).

  Підставою для запуску процедури автоматизованого розподілу справи є сам електронний документ. Ручний запуск процедури автоматизованого розподілу не допускається. Тобто фактично зникає навіть кнопка автоматичного розподілу. А здійснюється він автоматично після внесення документу на підставі інформації про спеціалізацію та даних табелю.

  Не здійснюється розподіл справ на суддю за таких обставин (в календарних днях):

  • за 60 днів до закінчення повноважень та за відсутності повноважень судді;
  • за 3 дні до початку відпустки чи відрядження, якщо воно триватиме 14 днів чи менше;
  • за 14 днів до початку відпустки чи відрядження довших за два тижні;
  • у день відсутності судді.

  Не розподілятиметься на суддю справа, якщо:

  • учасником справи є особа, яку суддя зазначив у Добровільній декларації судді про приватні інтереси;
  • суддя не може брати участь у повторному розгляді справи (наприклад Ст. 37 ЦПК);
  • у судді відсутній допуск до державної таємниці, необхідний для розгляду справи.

  Список компетентних суддів формується шляхом виключення з повного штатного списку суддів тих, які не можуть брати участь в розподілі через відсутність необхідної спеціалізації або через об'єктивні обставини наведенні вище.

  Первісний розподіл судових справ здійснюється модулем автоматизованого розподілу в хронологічному порядку їх надходження до суду (реєстрації) в наступній послідовності:

  1) формується список компетентних суддів для розгляду конкретної справи (з переліку суддів виключаються ті, які немають належної спеціалізації.Виключаються відсутні судді, а також ті, розподіл на яких не здійснюється (наприклад, перед відпусткою);

  2) для компетентних суддів розраховуються коефіцієнти навантаження;

  3) із числа компетентних суддів з урахуванням встановлених коефіцієнтів навантаження здійснюється випадковий вибір судді (судді-доповідача);

  4) на підставі результатів проведеного автоматизованого розподілу проводиться коригування коефіцієнтів фактичного та середньозваженого навантаження суддів;

  5) у разі визначення судді-доповідача проводиться визначення суддів, що входять до складу постійної колегії.

  Враховується коефіцієнт адміністративної посади, коефіцієнт складності категорії (підкатегорії) розподіленої судової справи, коефіцієнт форми участі судді у розподіленій справі;

  Повторний розподіл автоматизований розподіл судової справи може проводитись в наступних випадках:

  1) коли суддя не може продовжувати розгляд справи більше чотирнадцяти календарних днів, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені процесуальним законом.

  2) у разі наявності в матеріалах справи протоколу про неможливість проведення автоматизованого розподілу та після усунення обставин, що унеможливлювали його здійснення

  3) у випадках порушення встановленого Положенням порядку визначення судді.

  Повторний розподіл в цих випадках здійснюється на підставі розпорядження керівника апарату суду, яке містить інформацію не лише про дату, але і час його підписання.

  Положенням передбачено 17 підстав передачі справи раніше визначеному судді без розподілу. Переважна їх більшість визначена процесуальним законодавством і раніше встановлювалась зборами суддів.

  Судові справи, подані до суду в електронній формі, або подані у паперовій формі та переведені в електронну форму, автоматично пересилаються АСДС визначеному в ході автоматизованого розподілу головуючому судді (судді-доповідачу).

  Усі протоколи автоматично створюються модулем автоматизованого розподілу та невідкладно публікуються на веб-порталі.Протоколи покроково описують процес проведення автоматизованого розподілу судової справи (кримінального провадження) або визначення присяжних.

  Протокол підписується електронним цифровим підписом модуля автоматизованого розподілу з міткою часу та не підлягає редагуванню.Доступ до перегляду протоколів на веб-порталі не може бути обмежений.

  Підсистема електронного суду

  Підсистема забезпечує обмін електронними документами між судом, органами системи правосуддя, фізичними особами та учасниками судового процесу.

  Учасники судового процесу за допомогою зареєстрованого електронного кабінету можуть надсилати копії електронних документів іншим учасникам судової справи, подавати позовні заяви та інші документи, а також отримувати судові рішення та інші електронні документи.

  Для формування проектів електронних документів особи використовують загальні форми, створені адміністратором, або створюють власні форми засобами електронного кабінету з можливістю їх збереження в підсистемі електронного суду та повторного використання.

  Після успішної відправки особа може відстежувати рух та стан розгляду документа в суді.

  До електронного кабінету особи у судових справах, в яких така особа бере участь, надсилаються:

  1) веб-посилання на тексти всіх сформованих судом процесуальних документів по справі: судові рішення, судові повістки та виклики тощо, що мають статус оригіналу і підписані ЕЦП відповідальної особи суду;

  2) інформація про отримані та зареєстровані вхідні документи по справі разом з ЕД або ЕКПД таких документів;

  3) інформація про отримані документи по справі від інших учасників разом з ЕД або ЕКПД таких документів;

  4) електронні документи, що спричинили зміну стану розгляду справи, протоколи автоматичного розподілу, тощо.

  В електронному кабінеті особи відображається календар подій по судових провадженнях, в яких така особа бере участь та інформація щодо поданих нею непроцесуальних звернень.

  Єдиний контакт-центр судової влади

  З початку 2018 року розпочав свою роботу Єдиний інформаційно-довідковий центр Судової влади  України за єдиним безкоштовним  номером 0 800 501 492 

  На сьогодні єдиний контакт-центр надає громадянам можливість отримати інформацію   телефоном. 

  При цьому найближчим часом планується розширення переліку засобів онлайн-комунікації із запитувачами  шляхом використання мобільних додатків миттєвих повідомлень, а також автоматичних систем самообслуговування.

  Контакт-центр передбачає ще більше удосконалення інформаційних судових послуг.

  Надання інформації на веб-порталі

   На головній сторінці веб-порталу та на сайтах судів на веб-порталі (в розрізі кожного суду), автоматично, крім випадків, установлених законом, оприлюднюється по кожній судовій справі, що слухається у відкритому судовому засіданні наступна інформація:

  1) номер судового провадження;

  2) прізвища або код ЄДРПОУ та найменування сторін спору;

  3) предмет позову та категорія (підкатегорія справи);

  4) дата надходження позовної заяви, апеляційної, касаційної скарги, заяви про перегляд судового рішення, будь-якої іншої заяви або клопотання у справі, інформація щодо особи, яка подала таку заяву, вжитих заходів забезпечення позову та (або) доказів;

  5) протоколи автоматизованого розподілу по справі;

  6) склад суду;

  7) стадія розгляду справи;

  8) місце, дата і час наступного судового засідання. У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду. Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;

  9) код та найменування суду до якого передана справа, дата її надсилання.

  Крім того, обов’язково оприлюднюється наступна інформація:

  •    рішення Ради суддів України;
  •    постанови Пленуму Верховного Суду;
  •   повідомлення про кількість вакантних посад суддів у суді;
  •   інформація Вищої кваліфікаційної комісії суддів про проведення конкурсу на зайняття вакантної посади судді;
  •   зразок дисциплінарної скарги щодо судді до Вищої ради правосуддя;
  •   оголошення про виклик відповідача, третьої особи, свідка, зареєстроване місце проживання (перебування), місцезнаходження чи місце роботи якого невідоме, номер судового провадження, місце, дата і час наступного судового засідання, куди така особа викликаєтеся.   
  • http://faircourt.in.ua/news/130420182202.html